Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc duy trì hồ sơ kế toán là một phần không thể thiếu đối với mọi tổ chức và doanh nghiệp. Bài viết sau đây Kế toán sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về tài liệu kế toán là hóa đơn nhé!
1.Tài liệu kế toán là hóa đơn được lưu trữ trong thời hạn bao lâu?
Theo quy định của khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán 2015, việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán đòi hỏi sự chú ý và tuân thủ nghiêm ngặt từ phía các tổ chức, doanh nghiệp. Tài liệu kế toán không chỉ là hồ sơ của các giao dịch mà còn là cơ sở để kiểm tra, xác minh và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, bao gồm cả nhà nước, các đối tác kinh doanh, cũng như cơ quan quản lý nhà nước.
Điểm quan trọng đầu tiên là việc đảm bảo tài liệu kế toán được bảo quản đầy đủ và an toàn trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác của thông tin mà còn giúp tránh được tình trạng mất mát hoặc hủy hoại tài liệu do các yếu tố bất ngờ như thảm họa tự nhiên, hỏng hóc công nghệ, hoặc lỗi trong quá trình quản lý.
Một điểm quan trọng khác là xử lý tài liệu kế toán trong trường hợp bị tạm giữ hoặc bị tịch thu. Điều này yêu cầu việc tạo ra biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu để đảm bảo tính minh bạch và khách quan trong việc xác định tình trạng của tài liệu. Nếu tài liệu bị mất hoặc hủy hoại, thì cần phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận để cung cấp bằng chứng và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Quan trọng nhất, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là một vấn đề được quy định cụ thể. Theo quy định của luật, tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, bắt đầu từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Điều này nhằm đảm bảo rằng thông tin kế toán sẽ được bảo quản đủ lâu để phục vụ cho mục đích kiểm toán, xác minh và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định một số loại tài liệu kế toán cụ thể phải được lưu trữ. Bao gồm các loại chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, cùng với một loạt các tài liệu khác liên quan đến hợp đồng, báo cáo quản trị, quyết toán dự án, và các quyết định về tài chính và thuế.
Như vậy, việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán là một phần không thể thiếu của việc quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin mà còn giúp tăng cường tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, từ đó đảm bảo sự bền vững và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh ngày nay.
2.Lưu trữ bao nhiêu năm đối với chúng từ kế toán sử dụng để lập báo cáo tài chính?
Theo quy định chi tiết tại Điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc lưu trữ tài liệu kế toán là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý kế toán của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Thời gian lưu trữ được quy định cụ thể tùy theo loại hình và tính chất của từng loại tài liệu kế toán. Dưới đây là các điểm chi tiết về thời gian lưu trữ và loại tài liệu tương ứng:
– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: Đây là những tài liệu cơ bản và quan trọng, bao gồm các chứng từ như bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Theo quy định, thời gian lưu trữ tối thiểu của các tài liệu này là 10 năm.
– Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản: Những tài liệu này thường liên quan đến việc quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Vì tính chất quan trọng và tầm ảnh hưởng lâu dài của các quyết định liên quan, thời gian lưu trữ được quy định là 10 năm.
– Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư: Bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý các dự án đầu tư, do đó thời gian lưu trữ là 10 năm.
– Tài liệu kế toán liên quan đến các sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp: Bao gồm các sự kiện như thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án. Những tài liệu này thường mang tính quyết định và có ảnh hưởng lớn đến tương lai của doanh nghiệp, do đó cũng được quy định lưu trữ trong thời gian 10 năm.
– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập: Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ, các hồ sơ này cũng được lưu trữ trong thời gian 10 năm.
– Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 của Nghị định này: Nếu có các tài liệu khác có tính quyết định hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, cũng nên được lưu trữ trong thời gian 10 năm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin.
Trường hợp pháp luật khác quy định thời gian lưu trữ trên 10 năm cho các tài liệu kế toán quy định tại các khoản trên: Nếu có quy định cụ thể khác về thời gian lưu trữ của các loại tài liệu, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định đó.
Việc tuân thủ quy định về lưu trữ tài liệu kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin kế toán. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh ngày nay khi môi trường kinh doanh đòi hỏi sự minh bạch và tuân thủ pháp luật cao.
3.Áp dụng lưu trữ vĩnh viễn cho tài liệu kế toán nào?
Theo quy định tại Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc lưu trữ tài liệu kế toán vĩnh viễn đối với các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước là một phần không thể thiếu của quy trình quản lý kế toán. Điều này nhằm mục đích bảo đảm tính minh bạch, toàn vẹn và đáng tin cậy của thông tin kế toán, đồng thời cũng giúp cho việc xem xét và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính trở nên hiệu quả hơn.
Cụ thể, các loại tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, hồ sơ và báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia, và các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn phụ thuộc vào quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, hoặc do ngành hoặc địa phương quyết định. Quyết định này thường dựa trên việc đánh giá tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng của tài liệu đó đối với kinh tế, an ninh và quốc phòng.
Trong hoạt động kinh doanh, các tài liệu kế toán có tính sử liệu và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng cũng phải được lưu trữ vĩnh viễn. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc bảo vệ và khai thác hiệu quả nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời cũng đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin kế toán.
Tuy nhiên, việc xác định loại tài liệu và quyết định lưu trữ vĩnh viễn trong trường hợp này thường được giao cho người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Quyết định này dựa trên đánh giá về tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Trong tất cả các trường hợp, tổ chức lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của tài liệu kế toán trong suốt thời gian lưu trữ vĩnh viễn. Điều này bao gồm việc áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin phù hợp và các quy trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ một cách an toàn và hiệu quả.
