Đối với doanh nghiệp sản xuất lưu thông hàng hóa lớn thì kiểm kê hàng tồn kho là vô cùng quan trọng. Mỗi tháng kế toán cần tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để nắm được số liệu thực tế và trên sổ sách có khớp nhau không? Từ đó đưa ra phương án điều chỉnh, kiểm kê sát hơn và kế toán hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho.
1. Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu
Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu là số lượng hàng có trong kho ở thời điểm kiểm kê nhỏ hơn số lượng hàng được theo dõi trên sổ sách kế toán. Số chênh lệch, kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
a) Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ
Có TK 155: Thành phẩm
Có TK 156: Hàng hóa
b) Khi thiếu trong định mức cho phép
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên vật liệu
c) Khi thiếu ngoài định mức chưa xác định được nguyên nhân
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152
d) Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát
Nợ TK 111, 334,… (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra được phản ánh vào giá vốn hàng bán)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
e) Hàng thiếu do bên bán giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu, khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm
Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156
Có TK 1381
f) Nếu thiếu hàng tồn kho do lỗi của cá nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền)
Nợ TK 1388, TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt), TK 334 (Nếu trừ lương)
Có TK 1381
g) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền
Nợ TK 111,1388,334,632,811
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
q) Khi xác định được nguyên nhân & người chịu trách nhiệm
Nợ TK 138,334.632
Có TK 621, 627
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112
h) Không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng trong kho, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch toán vào chi phí khác
Nợ TK 811
Có TK 1381
2. Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thừa
Trường hợp hạch toán chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho bị thừa là số lượng hàng có trong kho tại thời điểm kiểm kê lớn hơn số lượng hàng đang được theo dõi trên sổ sách kế toán ở thời điểm đó. Số chênh lệch đó, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê. học khai báo thuế
a) Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho
Nợ TK 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 155: Nếu thừa thành phẩm
Nợ TK 156: Nếu thừa hàng hóa
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
b) Kiểm kê phát hiện thừa trong định mức
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
c) Nếu phát hiện thừa trên định mức chưa xác định được nguyên nhân
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
d) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
Có TK 411, 632, 3388, 642,711
e) Nếu xác định nguyên vật liệu không phải của doanh nghiệp
Trường hợp này kế toán ghi vào tài khoản 002 – Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.
