QUYẾT TOÁN THUẾ LÀ GÌ?
Quyết là quyết định, toán là tính toán. Như vậy, quyết toán thuế là việc đưa ra quyết định cho những số liệu đã được Cơ quan thuế tính toán sau khi xem xét hồ sơ cẩn thận của một công ty, cơ quan, xí nghiệp hay tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định nào đó (quyết toán theo năm).
1. ĐẶC ĐIỂM CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
Đặc điểm nổi bật và dễ nhận thấy nhất của các doanh nghiệp thương mại dịch vụ là mua hàng về rồi bán hàng đi. Chính vì vậy, các vấn đề liên quan đến việc mua bán hàng hóa, giá vốn hàng bán và hàng tồn kho là vấn đề Cơ quan Thuế thường hay để ý.
Ngoài ra cũng cần lưu ý về các vấn đề như: Khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ, các vấn đề liên quan đến lương của người lao động…
2. CÁC CÔNG VIỆC CẦN LÀM TRƯỚC KHI CƠ QUAN THUẾ XUỐNG KIỂM TRA.
Thông thường, trước khi Cơ quan Thuế xuống kiểm tra số liệu tại doanh nghiệp sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian nhất định làm công việc chuẩn bị hồ sơ. Trong thời gian này, doanh nghiệp cần làm các công việc sau:
Kiểm tra, rà soát lại toàn bộ hồ sơ, sổ sách, chứng từ trong thời gian Cơ quan Thuế yêu cầu quyết toán. Ngoài ra, các bạn cũng lưu ý, Cơ quan Thuế sẽ hỏi cả hồ sơ những năm gần đó vì kế toán ghi sổ theo cơ sở dồn tích, số liệu của năm quyết toán sẽ được mang từ năm trước đó chuyển sang.
Các bước tiến hành:
Tùy theo phong cách làm việc riêng của người phụ trách kế toán hoặc đặc thù của doanh nghiệp mà mỗi người phụ trách hồ sơ quyết toán sẽ có cách làm việc riêng. Tuy nhiên, cho dù với cách làm việc như thế nào chăng nữa, thì đều đảm bảo các tiêu chí:
– Hồ sơ chứng từ đầy đủ.
– Số liệu từ sổ chi tiết khớp với sổ tổng hợp và khớp với báo cáo không?
Cụ thể:
Liên quan đến hệ thống hồ sơ:
– Hồ sơ liên quan đến việc mua sắm TSCĐ, CCDC: Hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản kiểm kê, hồ sơ liên quan tài sản, hồ sơ trích khấu hao TSCĐ, CCDC…
– Hồ sơ liên quan đến việc thanh toán lương cho người lao động bao gồm: Bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động, hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp, BHXH (ốm đau, thai sản…)
– Hồ sơ liên quan đến việc mua bán hàng hóa: Hóa đơn GTGT, bảng kê, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, BCNXT, biên bản kiểm kê, CO (chứng nhận nguồn gốc xuất xứ), CQ (chứng nhận chất lượng) đối với những mặt hàng nhập khẩu…
– Hồ sơ liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp: Hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với trường hợp mua hàng từ 20 triệu trở lên trong cùng một ngày), thậm chí là hồ sơ pháp lý bên NCC.
– Hồ sơ liên quan việc thuê nhà (nếu có): Hợp đồng, chứng từ thanh toán, giấy tờ pháp lý của nhà được thuê…
– Hồ sơ liên quan khác: Mua sắm vật tư trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, du lịch….
Liên quan đến hệ thống báo cáo:
– Số liệu thuế trên báo cáo hàng tháng hoặc quý, sẽ khớp với bảng kê hóa đơn, chứng từ tương ứng và số liệu thuế cuối quý 4 của năm tài chính đó sẽ khớp với số liệu trên BCTC.
– BCTC có được nộp đầy đủ, đúng hạn không?
– Quyết toán thuế TNDN, TNCN đã đúng chưa?
Lưu ý: Trong trường hợp kiểm tra lại mà phát hiện sai xót, cần phân tích xem sai sót đó có phải trọng yếu hay không để có hướng xử lý cho phù hợp. Nếu không phải là sai sót trọng yếu thì không cần sửa và nộp lại BCTC. Nếu có, cần bàn bạc với lãnh đạo Công ty trước khi bắt tay vào thực hiện.
Liên quan đến hệ thống sổ sách:
– Kiểm tra xem hệ thống sổ sách đã được in đầy đủ và có các chữ ký hay chưa. Các chữ ký của mỗi cá nhân cần đồng nhất (không được mỗi lúc một kiểu)
– Kiểm tra lại số liệu trên sổ chi tiết xem đã khớp với sổ tổng hợp chưa? Nếu chưa tìm nguyên nhân và phương án xử lý.
– Kiểm tra công nợ của khách hàng và của nhà cung cấp xem đã theo dõi đúng đối tượng chưa, có sự nhầm lẫn gì không? Cuối năm, nếu công nợ của khách hàng hay nhà cung cấp nào còn số dư cần làm biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ để hợp thức hóa về hồ sơ cho việc quyết toán thuế.
– Kiểm tra số dư trên tài khoản ngân hàng xem có khớp với sổ phụ ngân hàng không?
– Kiểm tra sổ quỹ xem trong năm có thời điểm nào bị âm quỹ không?
Các vấn đề khác:
– Liên quan đến việc góp vốn, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, hồ sơ mở tài khoản ngân hàng, các lần đăng ký thay đổi, sổ cổ đông hoặc sổ thành viên (nếu là công ty TNHH 1TV, 2TV)
– Liên quan đến vấn đề kho cần lưu ý về giá vốn hàng bán (không được để giá bán thấp hơn giá vốn). Trong một số trường hợp giá bán còn bị áp giá (cần lưu ý), hồ sơ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu có).
– Liên quan đến các quy chế, quy định của công ty.
3. ĐÓN TIẾP CƠ QUAN THUẾ.
Sau khi xem xét hồ sơ doanh nghiệp gửi và doanh nghiệp đã sẵn sàng đón tiếp, Cơ quan Thuế sẽ xuống danh nghiệp để làm việc trực tiếp. Tùy theo Cơ quan thuế, cách làm việc của mỗi nơi, mỗi người mỗi khác. Tuy nhiên, bản thân người phụ trách quyết toán thuế chỉ cần nắm được các vấn đề trọng yếu của doanh nghiệp để bổ sung hồ sơ, chứng từ, giảm thiểu rủi ro cao nhất trong khả năng có thể. Cơ quan Thuế sẽ xoáy sâu vào những vấn đề như thế. Lúc đó, tùy cơ ứng biến. Phần nào chưa chắc không trả lời hoặc bảo cần xem thêm rồi trả lời sau…
Thuế sẽ hỏi rất nhiều câu hỏi, thậm chí không liên quan đến quá trình quyết toán, lúc đó cần phải tỉnh táo xem câu nào cần trả lời, câu nào không nên trả lời.
Nói chung, càng hạn chế nói càng tốt. Nếu có nói cần đi thẳng vào trong tậm, vào những vấn đề doanh nghiệp có thể kiểm soát được, tuy nhiên không thể kiểm soát được hết.
Tùy theo vấn đề của doanh nghiệp mà Cơ quan Thuế sẽ làm việc trong bao lâu. Tuy nhiên, vấn đề cuối cùng của việc quyết toán thuế chính là số tiền mà doanh nghiệp còn phải nộp là bao nhiêu sau khi bị Cơ quan Thuế truy thu. Lúc đó hai bên lại mất một khoảng thời gian thương lượng, bổ sung hồ sơ, giấy tờ để giảm thiểu khoản thuế phải nộp.
4. KẾT THÚC QUÁ TRÌNH QUYẾT TOÁN
Chỉ khi nào doanh nghiệp ký vào Biên bản làm việc, đồng ý nộp số tiền bị truy thu thì mới kết thúc quá trình quyết toán thuế. Sau đó là vấn đề doanh nghiệp nộp tiền.
