Hóa đơn là loại chứng từ không thể thiếu trong suốt đời sống của doanh nghiệp, đóng vai trò ghi nhận doanh thu, chi phí của doanh nghiệp đó và là cơ sở quan trọng làm căn cứ xác định các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là các nghĩa vụ về thuế. Đối với trường hợp khi Thông báo phát hành hóa đơn có xảy ra một số trường hợp kế toán sẽ xử lý như thế nào?
1.Sử dụng hóa đơn khi chưa đến thời hạn sử dụng
Trên mẫu thông báo phát hành hóa đơn có cột “Ngày bắt đầu sử dụng”, doanh nghiệp căn cứ vào ngày mang thông báo lên cơ quan thuế nộp để có thể xác định được ngày công ty được phép xuất hóa đơn (02 ngày sau ngày thông báo phát hành).
Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn trước ngày đã khai báo. Khi đó, doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm hành chính từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.
2.Viết sai Thông báo phát hành hóa đơn
Một số sai phạm thường gặp phải khi lập mẫu Thông báo phát hành hóa đơn là ghi sai ngày; sai ký hiệu hóa đơn; thiếu thông tin về hợp đồng, đơn vị đặt in/cung cấp phần mềm,…
Hướng xử lý trong từng trường hợp cụ thể sẽ là khác nhau, tùy thuộc vào loại sai phạm; chủ thể phát hiện; thời điểm phát hiện và khắc phục thì thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu đã được đăng tải công khai tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html) hay chưa; …
a.Trường hợp 1: Thông báo phát hành hóa đơn bị viết sai, và được cơ quan thuế phát hiện
Chậm nhất 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được Thông báo, nếu phát hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ có thông báo đến doanh nghiệp biết để điều chỉnh.
Tất nhiên, nếu doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh lại theo thông báo khi chưa phát hành hóa đơn trên thực tế thì sẽ không ảnh hưởng gì, có chăng là doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh và nộp lại cho cơ quan thuế, đồng thời thời gian doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn cũng phải lùi lại mà thôi.
Vấn đề phát sinh sẽ trở nên phức tạp hơn nếu doanh nghiệp chưa điều chỉnh theo thông báo từ cơ quan thuế đã phát hành hóa đơn để sử dụng. Khi đó, kèm theo việc phải điều chỉnh thông tin cho đúng, doanh nghiệp còn có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng và phải làm thủ tục hủy hóa đơn đã phát hành trước đó.
Thành phần hồ sơ điều chỉnh sẽ bao gồm Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu TB04-AC ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC) và các giấy tờ có liên quan theo yêu cầu từ cơ quan thuế.
b.Trường hợp 2: Thông báo phát hành hóa đơn bị viết sai, và được doanh nghiệp phát hiện trước khi đăng tải công khai
Doanh nghiệp lập Công văn đề nghị hủy thông báo phát hành hóa đơn, trong đó giải trình rõ nguyên nhân; đồng thời lập lại thông báo mới và hóa đơn mẫu, các giấy tờ có liên quan cho đúng rồi gửi cơ quan thuế để thông báo phát hành hóa đơn mới.
Trong trường hợp này, nếu giải quyết như trên, doanh nghiệp sẽ không bị phạt.
c.Trường hợp 3: Thông báo phát hành hóa đơn bị viết sai, được phát hiện sau khi đăng tải công khai
Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cách thức xử lý phù hợp.
Theo nguyên tắc, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện tương tự như trường hợp 2, kèm theo đó là nộp phạt và hủy hóa đơn đã tự in, đặt in theo Thông báo cũ nhưng chưa sử dụng hết
3.Thay đổi thông tin trên Thông báo phát hành hóa đơn
Sau khi đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh thì phải tiến hành xử lý hóa đơn chưa sử dụng hết.
Tương tự, nếu doanh nghiệp thay đổi tên thì cũng phải tiến hành xử lý số hóa đơn chưa sử dụng hết.
Đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi về nội dung đã thông báo thì doanh nghiệp phải thực hiện thông báo phát hành mới theo quy định của pháp luật.
